Un sistema de prevención de riesgo de fraude es la gestión institucionalizada de las empresas para prevenir las malversaciones financieras, los robos, apropiamiento indebido de los activos por parte de los empleados y funcionarios, así como la reglamentación y condiciones claras para que todas las cadenas de suministro tanto interna y externa se desempeñen bajo condiciones éticas, leales y responsables tanto en las negociaciones de adquisiciones, como en el suministro interno de los bienes y servicios de la empresa.

El fraude es un fenómeno universal que no es único ni igual en todos los ambientes en los que se manifiesta, por lo cual comprender sus modalidades, estimar el impacto de las mismas, reconocer el perfil habitual de sus causantes y los factores que lo posibilitan, así como diferenciar los roles entre los auditores, junto con las actuaciones preventivas a realizar, y los pronunciamientos sobre fraude de instituciones internacionales, como COSO, IIA, SEC, ACFE, AICPA, son la base de un sistema efectivo de prevención

La parte más relevante de la prevención de fraudes y su tratamiento una vez descubierto es que en la mayoría de los eventos no se puso atención en este tipo de sucesos por parte de la dirección, juntas de gobiernos o empresarios, sino hasta que no se afectó la reputación de la empresa, la de sus inversionistas y en muchos de los casos están obligados a cerrar operaciones debido a que su mercado ha sido severamente dañado por las malas prácticas de sus directivos y/o personal de apoyo.

Por su parte las empresas, están en la creencia de que la implementación de un sistema de gestión del riesgo de fraude es algo muy costoso y está dirigido a implantarse por las grandes corporaciones, situación que es totalmente falso. Hoy en día todas las empresas sean pequeñas medianas o grandes corporaciones, si quieren permanecer en los mercados, ser eficientes en sus costos y asegurar la continuidad de sus negocios, deben implantar mecanismos de prevención de fraudes, su investigación y su tratamiento legal una vez que sucede.

Por si fuera poco, el que el riesgo de fraude este en el 100% de las organizaciones, además, en promedio los fraudes ocurren durante 18 meses dentro de una empresa antes de que sean detectados, según expertos y basándonos en la opinión de los especialistas, un reciente estudio reveló que el perfil básico del perpetrador de fraudes corporativos, según 348 investigaciones de fraudes en 69 países analizados, concluyeron qué:

“El perfil característico del defraudador es: Varón, entre 36 y 45 años, relacionado con el área financiera, con cargo gerencial o superior, con más de diez años en la compañía, y que trabaja coludido con otros colegas.”

Para contrarrestar lo anterior se recomienda establecer un sistema de prevención basado en los siguientes 3 puntos:

1. Establecer la cultura empresarial de honestidad que la organización entienda y corresponda a sus principios y objetivos.
2. Determinar los controles antifraude que se consideren adecuados, implementándolos.
3. Realizar el seguimiento de los resultados alcanzados, actuando en consecuencia.

Tambien necesario la formación de auditores internos en pro de la prevención de fraudes, y en caso de que se tenga la sospecha de que está sucediendo, no se deje pasar más tiempo para acercarse a un especialista en la materia.

En las empresas, es importante que la compañía incorpore procedimientos de investigación de candidatos, y confirmaciones de referencias, actividades que representan la primera línea de defensa para impedir la entrada a personas propensas a justificar un fraude.

Asimismo, además de cuidar quien entra, es importante que la empresa defina claramente su posición frente a conductas inaceptables por medio de ciertos documentos y comunicaciones clave como los siguientes:

*   Documentación de políticas clave:

• Un código de ética que destaque de manera clave y especifica las actividades que se consideran inaceptables y las consecuencias de participar en ellas.
• Lineamientos muy claros sobre conflictos de interés, los cuales especifiquen las situaciones que implican un posible conflicto de intereses y las acciones que se deben tomar en caso de que se presente.
• Una política de fraude que destaque y defina que tipo de actividades se consideran fraudulentas y las consecuencias que se seguirían de participar en ellas.

*    Comunicación / educación:

• La existencia de dichos documentos y políticas no es suficiente por si sola.  Tiene que existir dentro de la empresa un programa formal de comunicación y educación obligatoria que esté sujeta a monitoreo para asegurar que todos los empleados de la empresa, e incluso los proveedores y otros agentes externos, cumplan con ella.
• También es importante que se comuniquen los esfuerzos que lleva a cabo la empresa para asegurar el cumplimiento de estas políticas, y tomar acciones rápidas cuando estas son violadas.  Como veremos a continuación, esto también incide en la percepción de oportunidad, y puede, incluso, ser el factor determinante para detener un posible fraude.
• Por último, es necesario desarrollar y fomentar una cultura de auto monitoreo en el que se apoya un sistema de denuncias internas y se protege al denunciante, manteniendo su anonimato, dándole adecuado seguimiento a sus declaraciones y comunicando con oportunidad los resultados de las denuncias.

Estos elementos de comunicación y educación sirven para eliminar oportunidades, malentendidos y posibles justificaciones.

Otro punto importante es tener identificado los protocolos de detección, a continuación te doy algunos procedimientos que te serán de ayuda:

* Procedimiento de detección de fraude: Además del control interno, las empresas están buscando y aplicando, cada vez más, procedimientos proactivos para identificar fraudes de manera oportuna en sus áreas de mayor riesgo. Estos procedimientos son diversos y pueden mencionarse, entre otros, los siguientes:

• Establecimiento y monitoreo de sistemas de denuncias anónimas.
• Desarrollo, monitoreo y análisis de indicadores de fraude
• Desarrollo y monitoreo de reportes de excepción
• Monitoreo de cambios a sistemas y accesos.
• Auditorias, inventarios y conteos sorpresivos
• Confirmaciones aleatorias
• Entrevistas y cuestionarios aplicados a empleados, clientes y proveedores
• Monitoreo de comunicaciones internas

*   Investigación de posibles fraudes: La realidad muestra que tarde o temprano la empresa se verá en la situación de investigar un posible fraude, y querrá llevar el tema hasta las últimas consecuencias.   La reacción de la empresa en estas circunstancias puede ser uno de los factores más importantes en la percepción de oportunidad dentro de la organización.  Si la empresa procede a investigar, de manera completa, profunda y consistente y llega a conclusiones muy concretas, esto tiende a fortalecer el mensaje de la empresa a escala cultural y operacional.   Pero si la respuesta de la empresa es lenta, carece de severidad y consistencia, entonces todos los elementos de un programa de prevención de fraude se verán comprometidos.

Es importante destacar que el tema de oportunidad es tanto o más un asunto de percepción que de realidad. La empresa puede fortalecer su sistema de prevención de fraudes no solo implementado nuevos controles y procedimientos de detección e investigación sino también comunicando y haciendo más visibles los controles y procedimientos que ya lleva a cabo, así como a las consecuencias de un desapego a los mismos

Conclusión:

Queda claro que la ética en los negocios y el éxito en el combate contra el fraude no se logran llevando a cabo investigaciones.  Por ello, las empresas deben reconocer el valor de adoptar una postura proactiva, mediante la implementación de medidas de prevención y detección que reduzcan lo más posible las incidencias de fraude, con el fin de que los fraudes que lleguen a suscitarse sean la excepción y no la regla.  Desde una perspectiva corporativa, lo que todo empresario debe evitar es que su empresa, ya sea por falta de cuidado, o por exceso de confianza, o por no ver el fraude como un riesgo de negocios, contribuya a sustentar o, peor aún, abultar las estadísticas de fraude que aparecen reflejadas a la luz pública.

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Por Alfonso Ruelas